Doeltreffend vergaderen

voorzitter van een vergadering
Voorzitter van een vergadering, belangrijk of niet
29 mei 2018
vergaderlocatie
Is de vergaderlocatie belangrijk?
7 augustus 2018
doeltreffend vergaderen

Doeltreffend vergaderen

Hoe blijf je bij het onderwerp?

Het is niet wenselijk dat een vergadering over bepaalde onderwerpen een hele andere kant op gaat. Toch gebeurt dit maar al te vaak. Er zijn meerdere factoren die dit probleem veroorzaken. Enkele voorbeelden zijn een gebrek aan aandacht, niet gerelateerde vragen en onduidelijke uitleg. Hieronder staan een aantal tips hoe doeltreffend vergaderen een realiteit wordt. Dit heeft veel voordelen bij het verloop van bedrijfsvergaderingen en zelfs de arbeidsproductiviteit van een bedrijf. Daarom blijft het doel van doeltreffend vergaderen niet slechts in de vergaderruimte.

Agendapuntje bij doeltreffend vergaderen

Het eerste waar je rekening mee moet houden is dat je een aantal agendapunten aanhoudt tijdens het vergaderen. Schrijf dit desnoods op wanneer je moeite hebt met het onthouden van details. Bovendien kan het nooit kwaad om dit in de vergaderruimte op een white board te schrijven. Je kunt het schema van de vergadering natuurlijk ook in een PowerPoint zetten. Zo weet jouw team ook wat de agendapunten zijn. Daarnaast is het belangrijk om gefocust te blijven op de vergadering. De meeste vergaderingen zijn aan het einde van de werkdag. Het is daarom begrijpelijk dat er niet altijd even veel aandacht is voor zaken op dit soort momenten. Toch gaat er belangrijke tijd verloren aan een gebrek aan aandacht tijdens een vergadering.

Houdt vragen en antwoorden kort

Wanneer je vragen en antwoorden te lang zijn, kun je afdwalen. Tijdens een vergadering is dit niet handig. Houdt daarom altijd de vragen en antwoorden kort. Daarnaast is het verstandig bij het onderwerp te blijven dat je op dat moment bespreekt. Vragen die met een ander onderwerp te maken hebben kun je beter privé op terug komen. Anders kan dit altijd tijdens een andere vergadering. Het kan ook zijn dat deze over onderwerpen gaan die je later in de vergadering nog wil bespreken. Ook in dit geval is het verstandig deze vraag pas te beantwoorden wanneer je over dat specifieke onderwerp begint. Misschien is de uitleg juist wel genoeg antwoord. Dat is dan wederzijds voordelig.

Visuele hulpmiddelen

Grafieken en andere visuele hulpmiddelen zijn erg handig wanneer je vergadert over bijvoorbeeld verbeteringen in de omzet. Vooral omdat cijfers vaak moeilijk in woorden om te zetten zijn. Een indexgrafiek is dan bijvoorbeeld een goede manier om dingen te verduidelijken. Zo kun jij alles uitleggen en pitchen en weet je zeker dat jouw team alles goed begrijpt. Dit voorkomt onnodige vragen tijdens en na de vergadering. Bovendien voorkomt het fouten tijdens het uitvoeren van dingen die je tijdens de vergadering hebt besproken. Volg deze tips en zie het concept van doeltreffend vergaderen een realiteit worden bij jouw team.

Comments are closed.