Doeltreffend vergaderen doe je zo!

Vergaderen op een andere manier
Vergaderen op een andere manier, zo doe je dat!
15 januari 2020
Vergaderen is leuk
Vergaderen is leuk! Zo wordt iedereen enthousiast
15 maart 2020
Doeltreffend vergaderen

Doeltreffend vergaderen doe je zo!

In een strikte bedrijfsvoering die gericht is op resultaten boeken en efficiënt werken, is een effectieve meeting op z’n tijd onmisbaar. Niemand vindt vergaderen het leukste wat er is al kun je het nog zo leuk proberen te maken. Overleggen en allemaal samenkomen kost ook veel tijd en energie. Doeltreffend vergaderen is een hele kunst. Hoe je dat doet? Zo dus!

Waar gaan we het over hebben?

Kernwoord: agenda! Zorg ervoor dat er vooraf een agenda wordt gemaakt waarin alle punten die er toe doen besproken worden. Degene die de agenda opstelt, zorgt ervoor dat die tijdens de meeting de regie houdt en iedereen in rechte banen leidt als er wordt afgedwaald. Want dat gebeurt nou eenmaal, dat is natuurlijk. Iedereen heeft iets te zeggen. Sommige dingen zijn nuttig, sommige niet. De notulist en agendabewaker zorgen ervoor dat na de geplande vergadertijd, alle punten besproken zijn. Of er vervolgens ook een oplossing komt, ligt aan de tact en het flexibel denken van de deelnemers van de vergadering.

Duidelijke afspraken

Doeltreffend vergaderen doe je niet zonder dat je uiteindelijk duidelijke afspraken maakt. Knopen doorhakken is essentieel. Er hoeft natuurlijk niet overal een oplossing voor te zijn, mits er maar wel helder op papier staat wanneer en hoe het probleem verder aangepakt wordt. De notulist neemt aan het einde van de vergadering nog even door wat er op papier staat zodat iedereen zeker weet dat zijn of haar punt besproken is. De ervaring leert dat als de werkweek vordert, veel punten van de vergadering alweer vergeten zijn. De notulist speelt bij ieders akkoord de notulen door naar iemand die ervoor zorgt dat de punten waargemaakt worden.

Monitoren

Als je nu met z’n allen heldere afspraken op papier hebt staan, dan moeten die worden nageleefd. Levert de digital marketeer zijn marketing plan deze week niet op terwijl jullie dat wel besproken hebben? Spreek hem daarop aan en houdt de lijntjes kort. Eventueel kan je collega uitleggen in de volgende vergadering waarom het allemaal niet gelukt is, zonder dat hij het gevoel heeft zich te hoeven verantwoorden. Sterker nog, uiteindelijk kunnen collega’s hem of haar misschien wel helpen. Dat is pas effectief!

Effectief vergaderen doe je het best in één van onze unieke vergaderruimtes op loopafstand van hartje Utrecht. Voor alle deelnemers voelt het als een dagje weg terwijl je toch met je werk bezig bent. Neem vrijblijvend contact met ons op!

Comments are closed.