Een goede videomeeting organiseren doe je zo!

gefocust tijdens een vergadering
Blijf gefocust tijdens een vergadering met healthy drinks!
15 juni 2020
goede videomeeting

Het zit hem niet alleen in goede wifi

De huidige omstandigheden hebben alles in ons doen en laten drastisch omgegooid. Niet alleen in ons dagelijks privéleven, maar ook op werk. Veel thuiswerken, videomeetings en zorgen voor die ideale werkplek tussen de eettafel in en de kattenbak. Maar de werkzaamheden gaan door want targets moeten worden gehaald. Hoe zorg je dan voor een goede videomeeting? Wij geven je graag een zetje in de juiste richting!

Mentaliteit

Eerst even over je collega’s. Niet iedereen is een thuiswerker. Dus je kan ook moeilijk verwachten dat iedereen door en door dezelfde motivatie kan tonen als zij ineens in hun geïmproviseerde kantoortje moeten functioneren. Je team motiveren doe je dus door eerst te proberen samen met je collega’s de thuiswerkplekken aan te passen: zorg dat iedereen goede wifi heeft, een actieve houding achter de laptop kan aannemen en dat alle thuiswerkmiddelen er zijn. Denk aan bijvoorbeeld een laptop, goede bureaustoel of een tweede scherm in bruikleen.

Planning

Het werkt niet als de helft op kantoor is en de andere helft vanuit huis werkt. Je zult zien dat de meeting rommelig en chaotisch verloopt. Maak dus een planning: wanneer is iedereen op kantoor of wanneer werkt iedereen thuis? Zorg ervoor dat je vergadert zoals je dat op kantoor zou doen: op vaste tijden. Dan kunnen mensen van tevoren alvast even inloggen en hun verbindingen en microfoons checken. Scheelt al gauw zonder overdrijven een halfuur.

Het meetingprogramma

Vergaderen we in Microsoft Teams? Skype? Zoom? De mogelijkheden zijn bijna eindeloos, maar niet elk programma is even effectief. Kijk dus naar de mogelijkheden dat elk programma biedt. Snappen al je collega’s het meetingprogramma of heeft iemand er toch nog wat hulp bij nodig? Als je dat ruim voor de meeting nog even checkt, dan kun je het die ene collega die er niet uitkomt nog even goed uitleggen. Daarmee voorkom je (hinderlijke) vertraging tijdens de meeting. Iedereen weet dan hoe het programma werkt en je kan zo beginnen.

Doe wat je altijd doet

Een goede videomeeting waarbij iedereen thuis zit is onbedoeld best intiem. Je ziet een flits uit iemand persoonlijke leven terwijl je normaal gesproken elkaar alleen in een zakelijke omgeving ziet. Zorg er dus voor dat het vergaderprogramma niet afwijkt van wat er normaal gesproken op de agenda staat. Je hoeft het niet eindeloos over het schilderij op de achtergrond of iemands kat te hebben natuurlijk, al brengt je dat misschien wat dichter bij elkaar. Focus is het sleutelwoord!

Iedereen gaat beetje bij beetje weer meer naar kantoor. Goed nieuws voor ons natuurlijk. Onze vergaderingsruimtes voldoen aan de adviezen van het RIVM en zijn uiterst veilig. Graag verzorgen wij de vergadering met jouw collega’s op onze unieke locatie nabij hartje Utrecht!

Comments are closed.