Een vergaderagenda stel je zo op!

16.00 dip
Een 16.00 dip? Zo voorkom je die!
15 mei 2019
meeting plannen
Hoe ver van tevoren plan je een meeting?
15 juli 2019

Vergaderagenda

Een vergaderagenda is handig om te hebben. Het is een ideale manier om structuur aan je vergadering te geven. En het zorgt ervoor dat je de punten behandelt die behandelt moeten worden. Het kan echt ontzettend veel tijd, en dus geld, besparen. Hoe stel je eigenlijk een vergaderagenda op? Wij bespreken het stap voor stap.

Wat moet of kan er op een vergaderagenda staan?

Bij een vergaderagenda staan niet alleen de punten erop die besproken moeten worden. Het zijn ook bijvoorbeeld de aanwezigen tijdens de vergadering, als je het wat wilt uitbreiden of nog wat meer duidelijkheid wilt bieden, dan is het handig om ook het doel van de vergadering te melden.

Bereid voor en creëer betrokkenheid

Een vergadering voorbereiden is ook onderdeel van een fijne vergaderagenda. Zet bijvoorbeeld op de mail wat vragen, doe dit een paar dagen van tevoren. Zo kunnen genodigden zich hier alvast in verdiepen en voelen ze zich betrokken tot bepaalde onderwerpen.

Op de vergaderagenda zelf

Op de vergaderagenda zelf kun je nog wat dingen toevoegen. Voeg het aantal deelnemers toe en zet er ook bij wie dit zijn. Zet erbij hoe lang iedereen ongeveer aan het woord kan zijn, zo hou je er wat snelheid in. Duurt de vergadering wat lang? Zorg dan dat je ook wat pauzemomenten in plant! Zo kan iedereen even frisse lucht halen of even een plaspauze houden. Dit is dus vooral van belang als je langer dan een uur gaat vergaderen.

Onderwerpen van belang

Dan is het handig om de verschillende onderwerpen in te plannen. Zorg dus dat je hier een overzicht van hebt en wat input van de eventuele deelnemers die aan het woord komen. Zo zorg je ervoor dat je vergaderagenda goed bijgehouden kan worden tijdens de vergadering. Het is wijsheid om elke deelnemer ongeveer even lang aan het woord te laten. Zo ontstaat er tijdens misschien wel een pittige discussie niet al te veel partijdigheid. Met een pittige discussie is niks mis, behalve als niet alle partijen iets kunnen zeggen of kunnen anticiperen. Let daar dus vooral even op!

Naast het hebben van een vergaderagenda, is het altijd handig om een goede vergaderruimte tot je beschikking te hebben. Zo kan jij en je team zich even helemaal focussen op bepaalde onderwerpen. Ook als jullie bijvoorbeeld een keer een offsite hebben. Ben je op zoek naar een fantastische vergaderruimte? Dan biedt Ruimte Utrecht een bijzondere plek om in te vergaderen. Vergaderen is nog nooit zo speciaal geweest!

Comments are closed.