Hoe ver van tevoren plan je een meeting?

Een vergaderagenda stel je zo op!
15 juni 2019
5 tips om een vergadering goed te starten
15 augustus 2019
meeting plannen

Meeting plannen

Een meeting plannen gaat de ene keer gemakkelijker als de andere keer. Het ligt er maar net aan wat er besproken moet worden, hoe belangrijk de meeting is, maar ook op welk tijdstip de meeting gepland gaat worden. Moet je veel regelen voor een bepaalde meeting? Dan is het handig voor een meeting plannen, als je dit ruim van tevoren doet. Let dan vooral even op de volgende zaken. Zo weet je zeker dat de meeting goed gepland is.

Meeting plannen met wie?

Komt de grote baas langs om te praten over de jaarcijfers? Of wordt er door een externe partij een grote presentatie gegeven voor een nieuw marketingplan voor de onderneming? Dan is het wijsheid om goed in te schatten hoeveel personen er zullen komen. Gaat het om 10 man of is het echt een grote presentatie voor zo’n 50 man. Maak een lijst met genodigden.

Tweede stap is om uit te zoeken wie aan het woord gaat komen. Door een agenda vast te leggen, kun je een in schatting maken van de in totaal benodigde tijd. Wie komt wanneer aan het woord. Duurt de meeting waarschijnlijk lang? Plan dan ook zeker de pauzes goed in. Een frisse neus kan geen kwaad! Lees hier meer over het opstellen van een agenda.

De juiste ruimte

Als je de lijst af hebt, dan is het tijd om daadwerkelijk de meeting plannen. Want je moet natuurlijk er wel voor zorgen dat er een ruimte voor is en een handig tijdstip waarop iedereen kan. Als het kantoor bij jullie vrij groot is, dan kan het best passen. Is het aantal groter dan jullie kunnen bieden? Dan kun je terecht bij Ruimte Utrecht in één van hun prachtige vergaderruimtes. Ook kunnen in sommige ruimtes grote presentaties gehouden worden. Ideaal voor de presentatie van dat nieuwe marketingplan!

Lunch of snackje? Proost!

Bedenk goed rond welk tijdstip de meeting gepland gaat worden. Zo moet je rond lunch wel zorgen voor wat broodjes. En rond borreltijd is het netjes om wat aan te bieden en te proosten op het nieuwe plan. Zorg dat je dit aanvraagt bij het huren van een ruimte. Bij Ruimte Utrecht is dit geen probleem! Catering kan voor allerlei gelegenheden en tijdstippen geregeld worden.

Comments are closed.