Regels effectief vergaderen

een goede vergaderstructuur begint met agendapunten
Een goede vergaderstructuur begint met agendapunten
7 september 2018
regels effectief vergaderen

Regels effectief vergaderen

Wat is effectief vergaderen?

Iedere teamleider heeft een ander idee van wat effectief vergaderen is. Er is echter één ding dat al deze teamleiders gemeen hebben. Ze willen namelijk dat er zo veel mogelijk goede resultaten en uitgangspunten uit komen. Hierdoor blijft iedereen productief bezig op de werkvloer. Daarnaast blijft het team ook voldoende geïnformeerd over wat er allemaal gaande is op de werkvloer. En wat de gewenste vergaderstijl ook is, door het volgen van deze regels, verloopt elke vergadering effectief.

Regel 1: Houdt het overzichtelijk

Het is altijd handig om je vergadering op voorhand even te plannen. Het hoeft geen strakke planning te zijn, maar het is wel verstandig dat je weet wat je bespreekt. Daarnaast moeten mensen ook op een bepaald moment input kunnen geven. Ook wil je liever geen uitloop of laatkomers. Zorg dus dat je een duidelijke begin- en eindtijd hebt. Wat er tussen die begin- en eindtijden moet gebeuren zal hieronder uitgebreid uitgelegd worden.

Regel 2: Wees duidelijk

De gespreksonderwerpen van een vergadering kunnen soms compleet langs mensen heen gaan. Dit geldt ook voor kleine details. Bereidt je speech dus goed voor. Bovendien is het belangrijk om goed te formuleren wat je zegt en duidelijk te articuleren. Op deze manier voorkom je dat er onnodige vragen gesteld worden.

Regel 3: Eén onderwerp tegelijk

De grootste vijand van een effectieve vergaderstructuur is chaos. En wat is er chaotischer dan wanneer iedereen de hele tijd door elkaar heen praat? Inderdaad. Wanneer dit ook nog eens over verschillende onderwerpen gaat. Het is daarom dus zaak dat je ieder onderwerp apart behandelt. Dit kun je heel gemakkelijk doen door een spiekbriefje te maken van ieder agendapunt dat je wil bespreken. Ook kun je deze lijst op een whiteboard zetten of hier een Powerpoint presentatie van maken.

Regel 4: Bewaar vragen voor het laatst

Elk lid van elk team kan bij een bepaald onderwerp vragen hebben. Het is alleen wel belangrijk dat de vergadering overzichtelijk blijft. Wanneer je mensen vragen laat stellen terwijl je een onderwerp behandelt, loop je het risico om af te dwalen. Het is dus verstandiger om alle vragen aan het einde te laten stellen. Desnoods kun je jouw teamleden zeggen dat zij een notitie maken van de vraag. Zo kunnen zij dit beter onthouden voor de vragenronde. Dus volg deze en de bovenstaande regels, zodat ook jij met jouw team effectief kunt vergaderen!

Comments are closed.