Tips om effectief te vergaderen

Vergadering geopend!

Ben jij ook een beetje vergadermoe geworden?
We vergaderen erop los. We overleggen graag over van alles en nog wat. Maar zijn al deze vergaderingen wel zo nuttig en zijn we niet te sceptisch geworden? Hoe kunnen vergaderingen effectiever worden gemaakt?

We vergaderen veel: te veel?

Mijn werkweek bestaat altijd uit veel, heel veel, vergaderingen. Er is de teamvergadering om de wekelijkse stand van zaken door te nemen. Er is het overleg dat wordt ingepland om broodnodige knopen door te hakken. Er is de vergadering waarin we onderhandelen met (potentiële) zakenrelaties. Soms willen we met z’n allen een casus bespreken. En soms komen we bijeen om de boel te verkennen in een soort brainstormsessie. Elke vergadering is anders, maar toch lijken ze op een bepaalde manier wel heel erg op elkaar. Ik vraag me geregeld af of iedereen na de vergadering zijn of haar doel bereikt heeft. En of men zich überhaupt een doel stelt voordat de vergadering begint.

Effectief vergaderen: hoe dan?

Mensen die ook een kantoorbaan hebben, zullen dit wel herkennen. Ik hoor veel collega’s dan ook regelmatig hetzelfde roepen: “alweer een vergadering?” of achteraf: “was dit nu zo nuttig?”. De effectiviteit van vergaderingen laat dus te wensen over.
Om doelen beter (en sneller) te bereiken tijdens het vergaderen, zijn er een hoop factoren waaraan gesleuteld kan worden. Het regelen van een betere voorzitter of gespreksleider is een oplossing die velen als eerste zullen opperen. Wat ook het proberen waard is, is om te werken met een timer. Uit eigen ervaring weet ik dat de vergadering dan meer ‘to the point’ blijft en doelen daarmee beter worden nagestreefd.
Ligt het meer aan de leden van de vergadering omdat ze misschien te weinig constructief in het overleg zitten? Organiseer dan een vergadercursus waarin wordt ingegaan op de verschillende rollen (groepsdynamiek) en fases die in een overleg voorkomen. Er kan gewerkt worden aan een meer constructieve houding zodat de vergadering ook effectiever wordt.