Tips voor een betere vergaderstructuur

papierloos
Papierloos vergaderen, hoe?
1 maart 2018
Vergaderlocatie
Hoe kies je een goede vergaderlocatie in Utrecht?
3 mei 2018
vergaderstructuur

Beter vergaderen door de ideale vergaderstructuur

Een vergadering moet vooral een waardevolle tijdsbesteding zijn. De ideale vergaderstructuur kan daar in grote mate bij helpen. Hoe ordelijker een samenkomst verloopt, des te meer kan er besloten worden. Bovendien kunt u er zeker van zijn dat het vergaderen er een stuk plezieriger door wordt. Door een aantal simpele spelregels te volgen kunt u veel bereiken.

Aandacht voor de voorbereiding

Een belangrijke reden waarom vergaderingen waaraan u deelneemt niet maximaal benut worden is de gebrekkige voorbereiding. Dit kunt u gemakkelijk een stuk beter doen. Houd alle deelnemers aan de vergadering bijvoorbeeld op de hoogte van de agendapunten en vraag ook om punten aan te brengen. Dit zorgt ervoor dat iedereen actief bezig blijft met wat er zoal op de vergadering wordt besproken. Stel iedereen daarom bijvoorbeeld ook van tevoren op de hoogte van de stukken die doorgenomen moeten worden. Zo kan direct tot de kern worden doorgedrongen en hoeven stukken niet alsnog gelezen te worden.

De agenda bepalen

Wanneer u een vergadering gestructureerd wilt laten verlopen, dan doet u dat door goed na te denken over de agenda. Het gaat dan niet alleen om welke punten worden besproken, maar ook wanneer u die bespreekt. Een vergadering wordt immers altijd belegd met een einddoel voor ogen. U wilt met de deelnemers aan de vergadering knopen doorhakken en beslissingen nemen. De juiste volgorde van de punten speelt hierin een hele belangrijke rol. Zorg dat de punten vooral de hoofdzaken betreffen. Zorg ook dat de punten op een natuurlijke en een logische manier elkaar opvolgen. Wanneer dit lukt, dan zal dit het verloop sterk ten goede komen.

Vergaderen volgens de regels

U bent verstandig bezig als u vooraf regels opstelt die tijdens de vergadering gelden. Denk bijvoorbeeld aan regels met betrekking tot spreektijd of bespreektijd. Door vooraf te bepalen hoe lang iemand mag spreken of hoe lang een onderwerp besproken kan worden, kan worden voorkomen dat er veel uitloop is. Te lange vergaderingen kennen vaak een chaotisch verloop. Andere regels kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op de rolverdeling onder de deelnemers en op de werkwijze. Regels zorgen per definitie voor structuur. Dit geldt ook voor vergaderingen.

 

Comments are closed.