Wat zijn de meest voorkomende vergaderirritaties?

vergaderen
Tips om effectief te vergaderen
7 november 2017
papierloos
Papierloos vergaderen, hoe?
1 maart 2018
vergaderirritaties

vergaderirritattiesWat zijn de meest voorkomende vergaderirritaties?

vergaderirritaties: U hebt het ongetwijfeld al meegemaakt: u zit in een te lange vergadering die nergens toe leidt. Alles wat gezegd is kon echt een pak sneller afgewerkt worden en een paar collega’s zorgen voor behoorlijk wat irritatie. U bent absoluut niet alleen. Vergaderingen zijn ontzettende broeihaarden van irritatie. Wat zijn de vaakst voorkomende irritaties en hoe kunt u ze oplossen?

De vergadering die tot niets leidt

Het grootste irritatiepunt bij veel professionals is zonder enige twijfel een vergadering zonder beslissing. Het type samenkomst waar enkel gesproken wordt over wat er moet gebeuren zonder ook daadwerkelijk iets te beslissen. Het fenomeen van het vergaderen om te vergaderen. Hoe lost u dit op? Door een vergadering enkel samen te roepen als het noodzakelijk is en te hameren op een tastbare beslissing tijdens deze vergadering.

We gaan vergaderen?

Collega’s hebben de stukken die nodig waren om de vergadering in goede banen te leiden niet gelezen. Vervolgens loopt het geheel uit omdat tijdens de vergadering vragen moeten beantwoord worden die iedereen hoorde te kennen. Hoe lost u dit op? Door een harde regel in te stellen: wie onvoorbereid in een vergadering zit mag terug beschikken.

Er is geen agenda

Een vergadering zonder agenda is een vergadering die niet kan slagen. De deelnemers kunnen zich nooit ter dege voorbereiden en op het moment zelf verloopt het ook niet efficiënt. Een goede agenda communiceert op voorhand de onderwerpen, heeft een duidelijke tijdslimiet per onderwerp en stelt een duidelijk doel voor ogen.

Constant praten

Er zijn van die collega’s die verliefd zijn op hun eigen stem. Dezelfde mensen die altijd aan het woord zijn zonder daarom per se iets bij te dragen aan de discussie. Dit is een moeilijke om op te lossen en hangt volledig af van de voorzitter van de vergadering. Een goede voorzitter onderbreekt waar nodig en stroomlijnt het gesprek zodat iedereen aan het woord kan komen.

Geen notulist afgesproken

Niets vervelender om een vergadering te beginnen dan op dat moment nog een notulist te vinden. Niemand wilt dat doen en er kostbare tijd gaat verloren. Spreek dat dan ook gewoon op voorhand af.

Comments are closed.