Een goede vergaderstructuur begint met agendapunten

vergaderlocatie
Is de vergaderlocatie belangrijk?
7 augustus 2018
regels effectief vergaderen
Regels effectief vergaderen
15 oktober 2018
een goede vergaderstructuur begint met agendapunten

Een goede vergaderstructuur begint met agendapunten

Welke onderwerpen wil je bespreken?

Een vergadering die volgens de juiste orde verloopt heeft een bepaalde structuur. Deze structuur begint met een aantal agendapunten. Deze delen de tijd die je voor een vergadering hebt op. Zo kun je als het ware heel de vergadering plannen. Dit zorgt ervoor dat alle belangrijke gespreksonderwerpen aan bod komen. En dat is natuurlijk de eerste intentie van het houden van een vergadering. Dus hoe stel je de juiste onderwerpen op? Wat zijn de grootste voordelen van het inplannen van deze onderwerpen? En misschien wel het belangrijkste, hoe blijf je bij deze punten? Al deze vragen zullen hieronder worden beantwoord.

Voor- en nadelen van onderwerpen bepalen

Zoals hierboven gezegd werd is het opstellen van een overzichtelijke vergadering een groot voor deel. Maar er zijn natuurlijk ook andere voordelen van het op voorhand bepalen van onderwerpen. De mensen waarmee je vergadert zullen dit ook erg fijn vinden. Door het opstellen van agendapunten weten zij namelijk ook waar zij aan toe zijn. Hiervoor is echter wel wat extra planning voor nodig, ook al is dit niet heel veel. Er zijn in principe maar twee dingen die je hoeft te doen. Als eerste moet je een lijst maken van de onderwerpen die je wil bespreken. Vervolgens hoef je deze punten alleen duidelijk te maken bij jouw collega’s.

Maak een lijst ter verduidelijking

Er is een hele manier om je collega’s op de hoogte te stellen van de punten die je wil bespreken. Dit is door een lijst te maken in de vergaderruimte. Deze schrijf je op een whiteboard of de eerste dia van een Powerpoint. Zo zien jouw collega’s meteen wanneer zij de vergaderruimte binnenkomen waar de vergadering over moet gaan. Zij zullen zich hier vervolgens op afstemmen in de tijd voordat de vergadering officieel begint.

Hoe blijf je bij deze agendapunten?

Het moeilijkste van het overzichtelijk houden van een vergadering is het behouden van de structuur. Het is daarom zeer voordelig wanneer er geen afleidingen van kuiten af zijn. Ook kun je irrelevante vragen beantwoorden met een voorstel om deze later te beantwoorden. Vragen die je kunt beantwoorden met één van de latere agendapunten kun je dan ook later beantwoorden. Als laatste is het verstandig een bepaalde tijd uit te stippelen die je aan ieder onderwerp wil besteden. Bijvoorbeeld wanneer je vijftien minuten over aandelen wil spreken. Dit zorgt ervoor dat de vergadering niet uitloopt.

Comments are closed.