Voorzitter van een vergadering, belangrijk of niet

Externe Vergaderlocatie
Externe Vergaderlocatie? Waarom niet op kantoor?
14 mei 2018
doeltreffend vergaderen
Doeltreffend vergaderen
10 juli 2018
voorzitter van een vergadering

Voorzitter van een vergadering

Voorzitter belangrijk of niet?

Vergaderingen kunnen bij bedrijven en teams soms erg chaotisch verlopen. Daarom zou het misschien handig kunnen zijn om hiervoor een voorzitter te hebben. Maar wat houdt het eigenlijk in om voorzitter van een vergadering te zijn? Wat zijn de voor- en nadelen hiervan? En hoe belangrijk is het om überhaupt een vergaderingsvoorzitter te hebben die bedrijfsvergaderingen bijwoont? Hieronder wordt dat allemaal zo duidelijk mogelijk verteld.

Wat doet de voorzitter van een vergadering?

Vergaderingsvoorzitters zijn er voornamelijk om de orde te behouden tijdens een vergadering. Hij of zij bepaalt wie er spreekt en wie daar als eerste op mag reageren. Ook zorgt hij of zij ervoor dat alle agendapunten van de vergadering aan bod komen. De rol van een vergaderingsvoorzitter is vergelijkbaar met die van de voorzitter van een debat. Soms neemt deze voorzitter ook de taak van notulist op zich. Hij of zij noteert dan de meest belangrijke zaken die uit de vergadering zijn gekomen. De voordelen hiervan zijn dat dit orde brengt tijdens vergaderingen en dat alle gespreksonderwerpen natuurlijk gedocumenteerd worden. Zo verloopt elke vergadering voortaan soepel. Verder worden er geen overbodige vragen gesteld. Hier zorgt de voorzitter voor.

Nadelen

De meeste vergaderingen zijn daarnaast wel van een korte duur. Dit komt omdat deze vaak aan het einde van een werkdag plaatsvinden. Werknemers willen ook op tijd vrij zijn voor het weekend of van hun avond genieten. Zo gaat het namelijk in een ‘negen tot vijf’ werksfeer. Daarom zullen sommige leden van het team niet aan het woord komen wanneer de vergadering een voorzitter heeft. Dit is meestal niet de bedoeling. Vooral niet als dit betekent dat er belangrijke input verloren kan gaan. Toch is er wel kans dat dit gebeurt tijdens een vergadering met een voorzitter.

Is een voorzitter nodig?

Of het hebben van een voorzitter van een vergadering echt belangrijk is, ligt aan het team. Heeft een bedrijfsteam moeite met elkaar laten uitpraten? Of is het probleem juist dat er te lang doorgesproken wordt over bepaalde onderwerpen, waardoor niet alle onderwerpen aan bod kunnen komen. Of dat deze onvoldoende besproken, waardoor eventuele problemen binnen het bedrijf niet opgelost kunnen worden. Als dit het geval is, is het aan te raden om een vergaderingsvoorzitter aan te stellen. Of misschien worden sommige zaken toch niet zo goed onthouden als nodig zou zijn. Ook hiervoor is het handig om een vergaderingsvoorzitter aanwezig te hebben tijdens bedrijfsvergaderingen.

Comments are closed.